Sztuka prezentacji i zarządzanie uwagą

Od prezentacji nie oczekujemy już slajdów, ale konwersacyjnego tonu, mocnego przekazu, zarządzania uwagą i storytellingu, który z nami rezonuje. Opowiadaj do grupy jak opowiadasz do jednej osoby i opowiadaj właściwe historie.

sztuka prezentacji profesjonalnej

Nikt nie lubi prezentacji multimedialnych Power Point.

Przygotowania prezentacji zwykle zaczyna się układania slajdów w Power Point. Wykresy, listy, nagłówki, punktory i kolory, motyw, efekty przejścia. Takie jest wyobrażenie i praktyka prezentowania.

Slajdy jakie znamy wynaleźli inżynierowie Apple’a w latach 80. do przekazywania sobie danych technicznych. Od kiedy Microsoft wprowadził Power Point jako standard, każdy stał się prezenterem.

Niewątpliwa ściąga jaką są przeładowane treścią slajdy, pozwala być nawet ultra-informatywnym prezenterem. Więcej slajdów! Więcej informacji! Następuje przeciążenie informacyjne i słuchacze wyłączają się. Głębokie rozumienie ma miejsce kiedy odbiorcy widzą, słyszą, przeżywają i angażują się emocjonalnie w przekaz.

Najlepszy sposób na rozpoczęcie prezentacji.

Dawniej uczyłem publicznego mówienia w typowy sposób – jest pewien zestaw nakazów i zakazów. Zauważyłem, że uczenie ludzi jak mówić, jak wykonywać określone gesty czy jak spoglądać na ludzi w określony sposób, rodzi prezentera samoświadomego i usztywnionego jak mechaniczny jakiś robot.

Storytelling to nowoczesna konwersacyjna technika prezentacyjna. To jest dobra wiadomość, bo na gorąco najłatwiej jest opowiadać. Najlepiej jest zacząć od osobistej historii. Pamiętamy je najlepiej, wiele razy je opowiadaliśmy. Po co utrudniać sobie sprawę?

Storytelling w prezentacji to nic trudnego. Najlepiej jest opowiadać jak do jednej osoby. Kiedy opowiadasz jesteś naturalny/a, ekspresywny/a i przystępny/a. A odbiorcą są zasłuchani.

Opowiadaj po coś. Historia musi wiązać się z tematem prezentacji. To nie musi być sedno sprawy. Wystarczy luźny związek. Najważniejsze w tym jest, aby historia była osobista. Pamiętaj też, że historie biznesowe trwają od 30 sekund do 3 minut.

Zarządzanie uwagą w trakcie prezentacji

Uważność w trakcie prezentacji przebiega jak litera U: słuchamy pierwsze 3 minuty, potem myślimy o czymś innym, wreszcie na brzmienie słowa podsumowując… słuchamy znowu, żeby załapać się o czym była prezentacja. To jest udokumentowane na wykresach.

Prezenterzy tego nie lubią. Oddzielenie od słuchających. Mówisz do nich, ale widzisz w oczach wygaszacz ekranu. Słuchacze też nie lubią tej separacji. To dlatego prezentacje są uważane za okropny sposób spędzania czasu.

Rozkojarzenie/ trans/ zawias/ zawieszka.

Rozkojarzenie to nasze umysłowe status quo. 46,9% dnia spędzamy rozkojarzeni. Połowa tego, co myślimy nie ma nic wspólnego z „tu i teraz”.

W 2010 roku magazyn „Science” opublikował wyniki badania Daniela Gilberta i Matthew Killingsworth, do którego wykorzystali smartfony. Stworzyli aplikację, która kilka razy w ciągu dnia wydaje dźwięk i pyta co robisz oraz „Czy myślisz o tym co robisz?”.

Aplikację ściągnęło 2250 osób. Badanie pokazało, że ludzie są myślami gdzie indziej przez 46,9% dnia. Nie tylko podczas jazdy samochodem czy prasowania, ale również podczas prowadzenia rozmowy. Autorzy napisali: Umysł ludzki jest umysłem wędrującym.

Mówię do grup, szkolę i prowadzę wykłady od 10 lat. Od razu poznam słuchacza, który się wyłączył:

  • siedzi w niemal całkowitym bezruchu
  • wiotczeją mu mięśnie twarzy
  • oczy utkwił w jakimś martwym punkcie
  • nie mruga prawie w ogóle powiekami.

Robię wtedy eksperyment. Mówię:

– „Zadam wam teraz pytanie…”

Zaalarmowany Uczestnik prostuje się w swoim krześle i orientuje o czym jest mowa, a ja pytam nieszczęśnika:

– Pamiętasz gdzie przed chwilą byłeś myślami?

Nigdy nie pamięta, ponieważ był w transie. Prezentacja bardzo sprzyja śnieniu na jawie. Nikt nas nie wywoła do tablicy.

Możemy sobie zafundować pełnometrażowy film na wewnętrznym ekranie, zmieniać kanały i urządzać inne egzotyczne wycieczki kiedy prezenter buduje myśl.

Walka o uwagę.

Nudę można zilustrować jako dwie linie, które biegną równolegle i nigdy się nie przecinają. Jedna linia ilustruje to, co prezenter mówi albo robi, a druga to, czego ludzie spodziewają się, że prezenter mówi albo robi.

Stałe działanie tego samego bodźca prowadzi do zobojętnienia (habituacji). Odbiorcy prezentacji szybko oswajają się z mówiącym i prezenter przechodzi w tło. Prezenter jest jak grający telewizor. Jednak nawet głośno grający telewizor za chwilę przechodzi w tło. Dopiero gdy telewizor nagle zgaśnie, to orientujemy, że coś jest inaczej.

Jakie jest remedium na nudę? Nieciągłość i kontrastowość zachowania kiedy mówisz do grupy ludzi. Możesz zawsze robić coś innego niż się spodziewają. Zamiast zaczynać prezentację z rozpędem, zacznij od pauzy. Rozmowy milkną, bo wszyscy są zaintrygowani ciszą.

Można wyczyniać różne poziomki. To jest jednak sposób walczenia o uwagę. Chodzi tymczasem o zarządzanie uwagą.

Jak zatrzymać uwagę?

Skoro prezentacje i zabrania oparte o prezentacje multimedialne to zmora i kiedy ktoś otwiera prezentację Power Point, to myślimy Ile to potrwa??? i skoro – dalej – rozkojarzenie to nasze umysłowe status quo i nie da się z tym wygrać, to mów w taki sposób, aby ludzie rozkojarzyli się precyzyjnie na ten temat, o którym mówisz. Opowiadaj.

Wszyscy szkoleniowcy wiedzą, że wtrącona do szkolenia czy prezentacji dykteryjka momentalnie ożywia ospałe audytorium. Ospali słuchacze nadstawiają ucha. Nawet ci w stuporze otrząsają się od razu.

Kilka lat temu opowiedziałem Uczestnikom szkolenia 10.minutową historię osobistą. Byli uważni na 100%. Ale nie tyle byli ze mną, co z historią, którą opowiadałem.

Nie było na sali ani jednej rozkojarzonej osoby. Obrazy z historii weszły w miejsce tych obrazów, które normalnie same pojawiają się w głowach rozkojarzonych słuchaczy. pojawiłyby się spontanicznie w ich głowach. Mój „film” stał się ich „filmem”.

Zrzut ekranu 2013-02-12 o 17.06.51

Zarządzanie uwagą dzięki storytellingowi.

Od współczesnych Aborygenów wiemy, że malowidła w skałach służyły ludziom jako wizualna ściąga. Ważne historie, które wyjaśniały i uczyły, utrwalono w postaci obrazków naskalnych.

Hitchcock miał już film nakręcony w wyobraźni. Kiedy siadał do rysowania storyboardów, jego sekretarka siedziała obok i rysowała trzy prostokąty na A4, a on zarysowywał około 120 (jedna strona to jedna minuta filmu) w dwa lub trzy dni.

Na coachingu używam (zapożyczonej) metafory lasu kiedy uczę storytellingu: Można opowiadać na dwa sposoby:

  • albo opisujesz krajobraz, np. panoramę, las, góry, etc.
  • albo schodzisz do środka lasu, gdzie jest dźwięk i zapach.

W dobrym opowiadaniu chodzi o to, aby zabrać ludzi do środka lasu. Wtedy zanurzają się w procesy wyobrażeniowe i słuchają w płytkim transie.

Zamysłem narzędzi komunikacyjnych jest to, abyś stworzył/a coś gotowego. Zarządzania uwagę nauczysz się na tym przykładzie.

A więc po kolei:

  1. Pomyśl o rozbudowanym przykładzie dla tego, co chcesz przekazać w trakcie zebrania czy prezentacji…
  1. Na storyboardzie, którego szablon pobierzesz tutaj narysuj sceny. Co widać? Jak wyglądają ludzie? Na marginesie napisz co słychać, dialog albo monolog wewnętrzny.

Dzięki wyobrażeniu sobie scen i rysowaniu ich na storyboardzie zinternalizujesz lepiej historię – sprawisz, że będzie Tobie bliższa, bardziej intymna. Któregoś razu Uczestnik szkolenia powiedział, że zaraz po wydarzeniu opowiada dobrze, ale z czasem coraz słabiej – co robić? Poradziłem mu, żeby się rozkojarzył i obejrzał ten film na wewnętrznym ekranie zanim zacznie opowiadać. Wzrokowcy mają łatwiej – obrazy przelatują im przed oczami i dlatego opowiadają szybciej.

Dzięki storyboardowi pobudzisz własną wyobraźnię. Pomoże Ci przekazać więcej danych zmysłowych. Nie chodzi o to, żeby wszystko opisywać. Wystarczy opowiadając widzieć i przeżywać swoją historię.

Już Arystoteles w „Poetyce” pisze o tym, że opowiadacz powinien przeżywać własną historię, aby słuchacze zostali w nią wciągnięci. Homer i inni bardzi byli celowo oślepiani po to, żeby lepiej pamiętali i lepiej opowiadali te nieskończenie długie epopeje.

Opowiadanie to wehikuł, który zabiera nas w naszej wyobraźni, z naszym wzrokiem i słuchem, gdzie indziej. Opowiadacz sam też tam się udaje – i zabiera nas ze sobą.

Michał Malinowski, storyteller 

Perswazyjna prezentacja i perswazja narracyjna.

Zawsze opowiadaj po coś. Dla głównej myśli prezentacji i dla każdego głównego punktu warto mieć prawdziwą historię, która je ilustruje. Dobrze, aby tam był fragment dialogu i dramatyczna lekcja na tyle jasna, by historia mówiła sama za siebie.

Historia to subiektywna demonstracja. Opowiadaj ze świadomością jakie wnioski wyciągną odbiorcy Twojej prezentacji z narracji. Pozwól, aby Twoi słuchacze sami wyciągnęli wnioski z kontekstu historii – nie doklejaj interpretacji co to wszystko znaczy. Zaufaj im, że wyciągną właściwe wnioski, które sobie założysz i zapewne wiele innych pożądanych wniosków.

Kiedy narzucasz znaczenie ograniczasz pole interpretacji, a historia przestaje być perswazyjna, ponieważ perswazja narracyjna polega na tym, że ludzie sami wyciągają wnioski i dlatego je akceptują.

Kiedy opowiadamy sugestywną historię, na sali często zalega cisza. Wszyscy trawią znaczenie tego, co usłyszeli albo raczej zobaczyli. Właściwe historie prowadzą do właściwych wniosków.